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La différence entre etre un employé et être un travailleur autonome

Une entreprise peut être une profession, un commerce ou faire appel à toute autre activité, mais ce n'est ni un « bureau » ni un « emploi », qui sont réservés à celui qui est un employé. Un employé est engagé dans un rapport « maître-serviteur » dans le cadre duquel la publication des revenus bruts et les conditions d'emploi sont entre les mains de l'employeur.

Cependant, la divulgation de revenus d'une entreprise ou d'une propriété commence par le concept de « bénéfice ». Le fardeau fiscal des propriétaires d'entreprise est basé sur le solde entre les ventes et la déduction d'un niveau raisonnable de dépenses pour les réaliser. Il arrive que ces dépenses excèdent les revenus, une situation qui permet au propriétaire d'une entreprise non constituée en société de pallier au manque à gagner à même sa déclaration d'impôt, en compensant d'autres revenus au cours de l'année. Cela aura pour effet de réduire les impôts à payer. Lorsque des entreprises font face à des pertes, celles-ci peuvent être utilisées pour compenser des revenus réalisés lors d'années antérieures ou à venir.

Cette déduction de pertes ne sera pas permise si l'activité en question est un loisir ou lorsque les dépenses ne sont pas raisonnables. Les enjeux principaux qui doivent être abordés sont les suivants :

• Des bénéfices sont-ils raisonnablement prévisibles? Si ce n'est pas le cas, vos activités consistent peut-être en un loisir agréable qui suffira à couvrir vos dépenses, plutôt qu'une entreprise commerciale qui générera des bénéfices. Et toutes pertes encourues par la poursuite d'un loisir seront ignorées pour les fins de l'impôt. Cependant, tout projet ou toute activité qu'un contribuable entreprend et qui se solde par des bénéfices, ou dont les chances de générer un bénéfice sont raisonnables, sera considéré comme une continuité du cours normal des activités d'une entreprise.
• Quand l'entreprise a-t-elle débuté? Il est difficile de déterminer le moment où un loisir personnel se transforme en une activité commerciale organisée. Il est toujours avantageux de discuter du démarrage d'une nouvelle entreprise avec un conseiller fiscal et ce, afin de bénéficier des meilleurs avantages fiscaux, incluant le choix d'une fin d'année fiscale appropriée.
• La rémunération ou les salaires versés aux membres de la famille sont-ils déductibles d'impôt? Cette question est aussi importante et la réponse dépendra des conditions d'engagement prises avec chacun des membres de la famille.

Il existe certainement plusieurs zones grises quand vient le temps de prendre de telles décisions et il n'est pas rare qu'il y ait des « disputes d'impôt ». Il y a plusieurs années, une cause intéressante a été entendue par la Cour canadienne de l'impôt. L'enjeu consistait à déterminer si un fournisseur de services à l'entreprise était un employé, ou bien un travailleur autonome agissant à titre d'entrepreneur indépendant. Ce différend peut servir de balise en matière de déductions à la source obligatoires (Régime de pensions du Canada (RPC), l'assurance-emploi et les impôts) et sur la façon dont de divulguer les revenus, c'est-à-dire par l'entremise d'un formulaire T4 préparé par l'employeur ou, dans le cas d'un contrat en sous-traitance, par un état des revenus et dépenses préparé par l'entrepreneur.

Dans ce cas-ci, quatre facteurs essentiels sont ressortis de cette cause afin de déterminer s'il s'agit d'un contrat de service (ou contrat d'embauche) ou d'un contrat pour des services (employé indépendant) :

• Qui a le contrôle sur le travail et qui le supervise
• Qui possède les outils de travail et les actifs générant des revenus
• Le niveau de risque financier assumé pour mener aux bénéfices qui en découlent
• Le degré de loyauté, de continuité ou d'intégration envers l'entreprise de la part du travailleur

Les employés ont très peu de marge de manouvre en ce qui a trait à la détermination de leurs revenus, qui incluent les traitements et salaires, les avantages sociaux et autre rémunération dont des cadeaux reçus au cours de l'année civile en raison de leur emploi. Et c'est encore moins le cas pour ce qui est du partage des bénéfices nets de l'entreprise, à moins d'être aussi un actionnaire.

Les employés ont rarement l'occasion de réclamer des déductions à l'encontre de leur revenu, tel que nous l'avons vu dans un chapitre précédent, et doivent toujours avoir recours à une déclaration d'emploi signée par l'employeur qui stipule que tout défraiement réclamé était requis et conforme au contrat d'emploi. Dans certains cas, des règles spéciales s'appliquent :

• Déclaration d'actifs : de façon générale, les employés ne peuvent déduire les frais encourus lors de l'acquisition d'actifs tel un ordinateur. Ceci étonne souvent plusieurs employés, particulièrement les vendeurs à commission. Il y a trois exceptions à ces règles : les employés peuvent réclamer des frais associés à un véhicule moteur, un avion et des instruments de musique utilisés dans le cadre de leurs fonctions. De plus, les personnes de métier et les apprentis mécaniciens de véhicule peuvent possiblement réclamer une portion des frais de leurs outils; les frais qui servent à alimenter une scie électrique peuvent aussi être réclamés. Des règlements très détaillés régissent l'impôt sur les véhicules fournis par l'entreprise, les allocations payées par l'employeur pour l'utilisation du véhicule personnel de l'employé ainsi que la déduction des frais y afférents.
• Déductions relatives à une profession en particulier : plusieurs professions peuvent être assujetties à des règles spéciales concernant les outils de métier. Par exemple, tandis que la majorité des artistes travaillent à leur compte, les artistes employés par une entreprise ont des déductions limitées en matière de coûts encourus dans la création de leur art ou dans la présentation d'une production artistique. Ceci inclut le coût de chaussons de ballets, de juste-au-corps, de fournitures pour les arts plastiques et pour les ordinateurs. Les coûts d'un bureau à la maison, eux, sont déductibles selon la moindre valeur entre 20 pourcent des revenus nets ou 1 000 $. Les musiciens peuvent réclamer les dépenses encourues pour l'entretien, la location, les assurances et les coûts en capitaux de leurs instruments à hauteur de leurs revenus d'emploi. Certains artisans spécialisés peuvent aussi réclamer certaines déductions limitées pour les coûts de leurs outils.
• Vendeurs à commission : en vertu des exigences réglementaires imposées lors de la négociation de contrats faite au nom d'une tierce partie, les vendeurs à commission sous licence sont souvent considérés comme des employés malgré le fait que leur pratique est très semblable à celle des personnes travaillant de façon autonome; y compris en ce qui a trait à la responsabilité face au risque de pertes. Ces derniers bénéficient donc de plus de latitude pour ce qui est de déduire des dépenses dans le cadre de leur travail et, dans des cas particuliers, des dépenses encourues excédant même le montant des commissions acquises afin de compenser d'autres revenus gagnés durant l'année.

Il est important pour les vendeurs à commission de bien comprendre s'ils sont considérés comme des employés ou des travailleurs autonomes. Cela leur évitera ainsi de s'engager dans des dépenses qui ne pourront être réclamées plus tard. Les employés indépendants, tel que mentionné plus bas, ont une plus grande marge de manouvre, car ils sont considérés comme responsables de la supervision et du contrôle de leur travail ainsi que des résultats qui en découlent, acquérant des actifs et étant responsable du risque de pertes. Ils ont aussi le contrôle sur l'embauche et la cessation d'emploi des employés. De ce fait, ils peuvent déduire beaucoup plus de frais pour mener ces activités.

La question d'employé/employé indépendant revient souvent lors d'un audit. Habituellement, l'enjeu est de déterminer si les déductions à la source devraient être faites de façon périodique tout au long de l'année, ce qui est dispendieux, tout comme le sont la remise anticipée d'impôts sur le revenu d'emploi. Le sous-traitant a certainement plus de contrôle sur l'utilisation des revenus bruts, employant ces ressources au préalable pour le compte de l'entreprise ou pour faire d'autres investissements, avant le paiement des impôts, soit sur une base trimestrielle ou à la fin de l'année à la remise du rapport d'impôt.

Les propriétaires d'entreprise peuvent embaucher des membres de leur famille en tant qu'employés ou sous-traitants. Afin que cela puisse être déductible d'impôt cependant, le travail doit avoir été accompli, la compensation doit être juste et équitable et il faut que l'entreprise débourse le même montant pour le même travail que si elle avait eu affaire à une tierce partie. Le sous-traitant doit aussi démontrer qu'il a des sources de revenus émanant de diverses activités, plutôt que d'une seule, pour justifier le fait qu'il n'existe pas de rapport de maître à serviteur.